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Workflow Management a prova di certificazione di qualità
MAG London, società di internazionale di brokeraggio, ha scelto Meetweb per informatizzare e rendere i propri servizi completamente accessibili online.
Il committente
MAG London nasce con l'obiettivo di rappresentare un punto di riferimento per i brokers mediterranei nell'accesso sia al mercato dei Lloyd's sia a quello delle compagnie di assicurazione internazionali presenti a Londra. E’ stata la prima società di brokeraggio, controllata da un gruppo italiano, ad avere accesso al mercato dei Lloyd's.
MAG si occupa dunque di collocare i rischi presso i Lloyd's e Underwriters internazionali, impegnandosi a trovare soluzioni assicurative alternative ed efficaci e a garantire rapidamente quotazioni e collocamenti, per offrire ai brokers maggiore competitività nei confronti dei loro clienti.
Il suo problema
L’esigenza del nostro committente era fornire ai propri partners - brokers e underwriters - appropriati servizi on line per garantire sempre maggiore velocità e competitività.
Il primo obiettivo da raggiungere era facilitare lo scambio e il reperimento di informazioni tra soggetti diversi e creare un ambiente di knowledge management.
Il secondo e più ambizioso progetto riguardava invece l’informatizzazione del processo di collocamento e gestione delle polizze.
La nostra soluzione
Attraverso una nostra web application tutte le fasi di produzione con i brokers clienti sono state informatizzate in 4 procedure fondanti, legate da vincoli di “parentela” e propedeuticità.
L'applicazione web, realizzata su misura, consente infatti di impostare dinamicamente work flow per lo scambio proceduralizzato di documenti e informazioni tra l’azienda e suoi clienti.
Tutta la comunicazione fra MAG e i potenziali brokers è informatizzata: l'azienda imposta i Work Flow e le Procedure (l’insieme dei Work Flow) una sola volta; gli operatori e i clienti dell'azienda li usano per il loro lavoro quotidiano; gli archivi sono centralizzati e accessibili in sicurezza dal web.
Le Procedure sviluppate sono:
- Procedura di Accreditamento - Un potenziale broker, per lavorare con MAG, deve essere innanzitutto “accreditato”. L’accreditamento è necessario per la valutazione di determinati requisiti a cui il broker deve rispondere; la procedura prevede diversi Work Flow (ognuno composto di più fasi): se la procedura ha esito positivo, lo status del broker viene cambiato in “accreditato”.
- Procedura di Collocamento - Quando un broker è accreditato, può visualizzare tutte le Procedure di Collocamento disponibili, per tipologia di contratto e ramo assicurativo. Il Collocamento consente l’inserimento di una polizza assicurativa e l’avvio dei Work Flow relativi alla sua reale ammissione. A valle di tale procedura, se l’esito è positivo, viene emessa la polizza e creata un’istanza della Procedura di Gestione della polizza stessa. All’avvio di una Procedura di Collocamento, il Sistema crea un’Istanza della Procedura di Collocamento.
- Procedura di Gestione – anche la procedura di gestione è composta di diversi Work Flow. Normalmente essi riguardano i sinistri, i premi, le liquidazioni e le statistiche di questi elementi.
- Procedura di Rinnovo – un’Istanza della Procedura di Gestione, alla scadenza, può essere rinnovata attraverso la Procedura di Rinnovo; la procedura di rinnovo è simile a quella di collocamento: è necessario, infatti, ripetere molte verifiche già fatte in sede di collocamento; e, inoltre, se la procedura di rinnovo ha esito positivo, genera a sua volta una procedura di gestione.
I risultati ottenuti
Tale complessa innovazione ha consentito la semplificazione e l’unificazione delle procedure interne, la centralizzazione dell'archivio documentale e un notevole risparmio di tempo.
Ma c’è di più. I Work Flow contenuti nelle procedure viste, possono essere modificati dagli operatori di MAG, senza dover intervenire sul codice sviluppato.
Questo consente alla MAG di continuare nella sua politica di miglioramento continuo, certa che ogni progresso delle procedure può essere accolto dal sistema attraverso semplici riconfigurazioni.
Cosa è cambiato
Grazie al nostro intervento, oggi il committente può gestire le proprie pratiche secondo una procedura certificata ed ha migliorato il servizio reso in un mercato ad alto valore aggiunto.