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Vent’anni di evoluzione digitale nella Sorveglianza Sanitaria

Quando abbiamo incontrato Co.Di.Me., oltre vent’anni fa, l’azienda utilizzava Excel per programmare le visite e un database Access per archiviare le informazioni. Di fatto c’erano i computer, ma si lavorava ancora a mano.

Ogni campagna di sorveglianza sanitaria prevedeva in media 100 visite mediche. Per preparare la documentazione necessaria servivano elenchi completi dei dipendenti, mansioni e protocolli sanitari cartelle cliniche aggiornate ed elenco esami specifici per ciascun lavoratore.

La preparazione di una singola campagna richiedeva due operatori per due giorni interi e l’archiviazione dei risultati richiedeva ulteriori 5-7 giorni: un totale di 144 ore di lavoro per ogni campagna.

I margini di errore erano elevati, non era presente uno storico realmente strutturato e non c’era possibilità di analisi.

Prima fase: la digitalizzazione vera

Il primo intervento non è stato un semplice sito, ma una trasformazione del processo core.

La nuova piattaforma web di Co.Di.Me. infatti:

• programma automaticamente le visite;
• genera elenchi dipendenti con protocolli assegnati;
• gestisce cartelle cliniche digitali;
• archivia e storicizza tutte le attività;
• automatizza la fatturazione;
• fornisce una base dati per analisi direzionali.

Il risultato è stato radicale e la preparazione di una campagna è passata da 114 ore a meno di 4 ore complessive, – 97% di tempo risparmiato.

Co.Di.Me. è passata dall’informatizzazione fantasma alla gestione industriale del processo.

Seconda fase: crescita, continuità e vantaggio competitivo

Per anni il sistema è cresciuto insieme all’azienda, poi sono nate nuove esigenze:

Continuità con il pregresso dei nuovi clienti
Quando Co.Di.Me. vinceva una gara, il nuovo cliente chiedeva continuità con le cartelle cliniche precedenti.

Abbiamo quindi sviluppato sistemi di import strutturato delle cartelle cliniche pregresse, garantendo coerenza dei dati, continuità storica, rispetto del GDPR e velocità di integrazione.

Questo ha trasformato un problema operativo in un vantaggio competitivo in fase di gara.

L’enorme patrimonio dati
Dopo anni di attività, Co.Di.Me. gestiva una quantità enorme di dati sanitari e organizzativi, che non dovevano solo essere conservati, ma anche letti.

Abbiamo quindi sviluppato strumenti di analisi e cruscotti direzionali capaci di sintetizzare lo stato delle attività, fornire indicatori aggregati e anonimi, supportare le decisioni del management e offrire ia clienti una vista trasparente delle attivitià.

Nasce così il cruscotto direzionale, che consente ai datori di lavoro di monitorare in tempo reale la sorveglianza sanitaria, la formazione, la sicurezza sul lavoro e le prestazioni extra-canone.

L’innovazione operativa: QR code per le cartelle cliniche

In questa fase abbiamo anche introdotto un sistema di generazione QR Code per l’identificazione delle cartelle cliniche.

Ogni cartella viene codificata con informazioni identificative integrate che ha permesso:

• archiviazione più semplice;
• recupero immediato delle informazioni;
• drastica riduzione degli errori;
• accesso rapido da parte dei medici competenti

Questo è un dettaglio tecnico che ha avuto un impatto enorme sull’operatività quotidiana.

Terza fase: evoluzione tecnologica e verticale completa

Dopo vent’anni, la piattaforma aveva bisogno di un salto tecnologico anche con nuove esigenze come l’estensione alla gestione dei rischi, integrazione con la formazione, revisione architetturale, sicurezza e scalabilità.

Abbiamo quindi riprogettato il sistema partendo dal nostro prodotto verticale Sorveglianza Sanitaria (oggi parte della suite informatizzazione per PMI), integrandolo e personalizzandolo sulle specificità di Co.Di.Me.