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Case History
IT Risorse
Una web app unica per governare ordini, documenti, trasporti e fatturazione.
IT Risorse opera nel settore del trasporto merci e rifiuti, anche pericolosi. È un’attività in cui ogni informazione deve essere corretta, tracciabile e disponibile al momento giusto: ordini, tratte, documenti, autisti, clienti, sedi di carico e scarico, fatture.
Prima del nostro intervento, l’operatività era distribuita su più strumenti. Alcune informazioni venivano inserite più volte, in applicazioni diverse (per esempio, l’ordine veniva caricato su sistema custom interno, poi su un sistema di gestione rifiuti; a seguito veniva generata la fattura su un sistema dedicato ed infine si aggiornava il gestionale dedicato alla contabilità) O ancora, il tracciamento dei trasporti non era preciso al metro, aspetto rilevante nel mondo dei rifiuti.
Quando i dati sono distribuiti su più sistemi, ogni attività diventa più lenta ed aumentano le probabilità di errore: creare un ordine, modificarlo, controllare una tratta, verificare un documento, emettere le fatture. E più crescono clienti, autisti e soggetti coinvolti, più cresce il rischio di errori.
Mettere ordine senza fermare l’operatività
IT Risorse aveva bisogno di semplificare i processi, scegliendo cosa tenere e cosa integrare, conservando ovviamente dati e operatività: il nuovo software doveva integrarsi con strumenti già presenti, importare molti dati pregressi e rendere più ordinato un ecosistema costruito nel tempo.
Abbiamo così progettato e sviluppato un gestionale unico per orchestrare i principali processi operativi di IT Risorse.
Il lavoro si è concentrato su tre grandi aree: la gestione degli ordini, la fatturazione e la gestione dei documenti per gli autisti.
La più strategica è certamente la gestione degli ordini.
All’interno del portale, ogni ordine segue un flusso preciso. Può essere inserito dal committente in autonomia o dall’operatore di IT Risorse, accettato, rifiutato o accettato con riserva. In quest’ultimo caso, IT Risorse può formulare una controproposta, rendendo il confronto con il cliente più ordinato e tracciabile.
Se accettato, l’ordine viene gestito con l’assegnazione di autista, motrice, rimorchio, data e altri dati necessari.
Da qui l’ordine avanza nel suo ciclo operativo: viene organizzato, collegato ai soggetti coinvolti, seguito durante il trasporto e aggiornato attraverso gli eventi comunicati dall’autista. In questo modo il gestionale non si limita a raccogliere gli ordini, ma accompagna l’intero processo dalla richiesta iniziale alla gestione della tratta, fino alla generazione degli elementi necessari per la fatturazione.
Inoltre, se l’ordine riguarda il trasporto di rifiuti, il sistema consente di allegare uno o più FIR (Formulari di Identificazione dei Rifiuti) come previsto dall’art 13 DL 31/12/2025 n. 200, convertito in legge n. 26 del 27/02/2026; se invece riguarda il trasporto merci, consente di allegare i DDT. In entrambi i casi, i documenti vengono collegati all’ordine e conservati in modo ordinato, così da rendere più semplice la gestione e la consultazione delle informazioni richieste.
Di fatto, si tratta di essere compatibili con il RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti) lo strumento su cui il Ministero dell’ambiente e della sicurezza energetica fonda il sistema di tracciabilità dei rifiuti e prevede la digitalizzazione dei documenti relativi alla movimentazione e al trasporto dei rifiuti.
Abbiamo inoltre integrato il gestionale con il sistema di gestione flotte già utilizzato da IT Risorse e con il software Mercedes collegato alle centraline installate sui camion. A partire dai dati raccolti da questi sistemi, il portale ricostruisce il tracciamento del trasporto, sia in tempo reale sia in forma storica.
In questo modo è possibile visualizzare percorso, punto di partenza, punto di arrivo, eventi comunicati dall’autista e dati di geolocalizzazione, senza limitarsi a mostrare informazioni esterne: il gestionale le raccoglie, le organizza e le rende utilizzabili dentro il flusso operativo dell’ordine.
La seconda area è la fatturazione, che rappresenta uno snodo fondamentale del progetto perché collega direttamente l’operatività dei trasporti alla gestione economica dell’azienda.
Il sistema parte dall’ordine accettato e gestito, e genera gli elementi fatturabili al termine del ciclo operativo. IT Risorse può verificarli, modificarli e integrarli prima dell’emissione della fattura, mantenendo il controllo su ogni voce.
Il portale gestisce listini diversi cui si possono aggiungere condizioni specifiche come minimi d’ordine, penali, scontistiche e servizi aggiuntivi. Questo consente a IT Risorse di superare una gestione rigida o manuale della fatturazione: ogni fattura nasce da un processo operativo tracciato, verificabile dall’azienda in ogni suo passaggio. In questo modo si riducono le duplicazioni, si limitano gli errori e si mantiene coerenza tra ordine, trasporto svolto e documento fiscale.
Il sistema supporta inoltre la generazione dei file XML per fatture elettroniche e note di credito con invio allo SDI, rendendo la fatturazione mensile più ordinata, controllabile e integrata con il resto del gestionale.
Infine, la normativa prevede che gli autisti abbiano sempre con sé, tra gli altri, i dati tachigrafici mensili ed altri, pronti da esibire per i controlli delle autorità.
Abbiamo così sviluppato una sezione prioritariamente pensata per la condivisione di tali documenti e successivamente estesa anche ad altri documenti, funzionalizzando l’intervento ad una più ampia dematerializzazione della carta in azienda.
I flussi ora supportati sono 3: la ricezione e firma, la presa visione e la semplice consultazione.
Questo ha trasformato una gestione potenzialmente dispersiva in un processo chiaro, con responsabilità definite e una vista sempre aggiornata sui documenti da attenzionare.
Un portale diventato subito strumento di lavoro
Il valore principale per IT Risorse è stato il passaggio da un ecosistema frammentato a un gestionale centrale, con il raggiungimento di diversi obiettivi:
- già dai primi giorni di go live, abbiamo rilevato che molti clienti lo utilizzano realmente , liberando da tale compito gli operatori interni; .
- i dati gestiti attualmente sono esattamente quelli richiesti e necessari, colmando i gap che si erano accumulati nel tempo e i casi d’uso che prima non venivano gestiti e intorno ai quali, invece, adesso sono state costruite apposite funzioni;
- le dashboard di sistema consentono ora 2 viste inedite, una operativa che racconta il lavoro in corso e aiuta gli operatori a portarlo a termine; ed una manageriale, che offre una visione d’insieme dell’azienda e delle sue performance.
Inoltre, il progetto ha dimostrato un punto importante per una PMI: non serve necessariamente buttare via ciò che esiste, si può costruire un sistema centrale capace di far dialogare dati, persone e processi.
Il risultato è un sistema scalabile, con flussi guidati, interfacce chiare e punti di estensione già definiti. In altre parole: una base solida su cui IT Risorse può continuare a far evolvere la propria operatività digitale.
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