Aefi da più di 20 anni
Dalla digitalizzazione del calendario ufficiale delle fiere italiane fino al portale unico di prenotazioni e la piattaforma di survey sottoposta ai quartieri fieristici italiani: una storia lunga 20 anni di innovazione e digitalizzazione.
AEFI, l'Associazione Esposizioni e Fiere Italiane, rappresenta un settore fondamentale per l'economia italiana, con 60 associati tra quartieri fieristici e organizzatori. L'associazione lavora per valorizzare il ruolo strategico delle fiere nell'internazionalizzazione delle imprese italiane, promuovendo l'innovazione e il networking tra i diversi attori del settore. Grazie alla sua attività di rappresentanza, AEFI dialoga con le istituzioni nazionali ed europee per sostenere la competitività del sistema fieristico italiano.
La prima intuizione dell'Associazione fu quella di digitalizzare il calendario ufficiale delle fiere italiane, un documento che raccoglie circa 1.000 eventi all'anno e che viene elaborato dal Ministero e dalle Regioni. La gestione del calendario richiedeva un costante aggiornamento, poiché le variazioni annuali erano numerose e implicavano un grande lavoro editoriale e di cura dei contenuti. Questa innovazione rappresentò una novità assoluta, offrendo un unico punto di riferimento online per il settore.
Inizialmente, l'idea di una piattaforma digitale per il calendario che centralizzasse l'informazione poteva sembrare una sfida complessa sia dal punto di vista del processo di raccolta e normalizzazione dei dati sia dal punto di vista della fruizione da parte degli utenti: quando siamo partiti 20 anni fa, infatti, il web era ben diverso da oggi.
La perseveranza e lungimiranza di AEFI con le soluzioni e la dedizione di Meetweb hanno reso possibile trasformare quella visione in realtà e farla crescere.
Da allora, infatti, AEFI e Meetweb hanno avviato fatto crescere il portale AEFI un passo alla volta, definendo le funzionalità chiave della piattaforma e pianificando le fasi di sviluppo.
Abbiamo sviluppato il portale attraverso diverse tappe intermedie. Una delle prime evoluzioni significative fu l'integrazione del portale con i servizi esterni di prenotazione di biglietti aerei e ferroviari e per la gestione degli alloggi, rendendo più agevole la partecipazione alle fiere grazie all’integrazione con servizi come Trenitalia, Booking e ITA Airways.
Successivamente, è stata creata un’area riservata per gli associati, pensata per condividere informazioni dettagliate su iniziative di internazionalizzazione, studi di settore e documenti interni.
Infine, è stata sviluppata una survey sottoposta direttamente ai quartieri fieristici per realizzare un Osservatorio dei dati fieristici, unica fonte primaria a riguardo e indispensabile ai fini del miglioramento del settore.
Il lungo processo di sviluppo descritto aveva fatto accumulare diverse parti nel tempo, alcune avevano funzionato bene altre meno, in entrambi i casi conoscevamo ancora meglio i requisiti e le esigenze.
È stato a partire da questo che abbiamo deciso con AEFI di dare vita al secondo e più ambizioso progetto, quello attualmente online: non solo il calendario ma la rappresentazione ufficiale dell'intero Sistema Fieristico Italiano, migliorando il calendario sia dal punto di vista tecnico che dei contenuti e dando visibilità e spazio ai quartieri fieristici e agli attori della filiera.