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97% di tempo risparmiato per ogni campagna di visite mediche

CO.DI.ME. - Compagnia Diagnostica Mediterranea - ha scelto Meetweb per l'ottimizzazione dei propri processi di erogazione del servizio di sorveglianza sanitaria.

Il committente

CO.DI.ME. svolge attività correlate agli adempimenti previsti dal D.Lgs. 626/1994 e normative collegate in materia di sicurezza sul lavoro, igiene, medicina del lavoro e ambiente. Presta servizi di prevenzione e protezione, sorveglianza sanitaria, indagini ambientali, valutazione dei rischi, formazione e programmazione degli interventi di adeguamento.
Opera sull’intero territorio nazionale, effettuando quotidianamente campagne di sorveglianza sanitaria presso le aziende clienti.

Il suo problema

Ciascuna campagna di sorveglianza sanitaria prevede una media di 100 visite mediche. I dati da fornire di volta in volta ai medici impegnati nella campagna sono moltissimi. Essi comprendono:

  • l’elenco dei dipendenti da visitare: è necessario conoscere i singoli dipendenti da visitare, le mansioni che svolgono, il protocollo sanitario loro assegnato, la data dell’ultima visita ed il suo esito;

  • la cartella sanitaria di ciascun dipendente: per ogni dipendente è necessario avere la cartella clinica aggiornata per consentire una corretta anamnesi prima di ogni visita;

  • l’elenco degli esami clinici da effettuare: per ogni dipendente, in funzione di mansioni, protocollo ed eventuali patologie personali, è infine necessario conoscere l’elenco specifico degli esami da compiere (diversi di anno in anno in funzione della periodicità specifica).

Per produrre tali informazioni, prima del nostro intervento era necessario il lavoro di 2 operatori anche per 2 giorni. Tale procedura, oltre ad essere dispendiosa in termini di tempo impiegato, conduceva spesso ad errori di collezione dei dati, e non consentiva la creazione di un database storico dell’attività del nostro committente.
Al termine di ciascuna campagna, inoltre i dati raccolti dai medici devono essere archiviati. Tale operazione veniva portata a termine in 5/7 giorni, richiedendo anche in questo caso il lavoro di 2 operatori per una serie di inserimenti manuali.

Per il nostro committente, visti i carichi di lavoro crescenti, era indispensabile ridurre i tempi di lavorazione eliminare gli errori e costruire uno storico delle visite mediche effettuate nel tempo.

La nostra soluzione

Il nostro obiettivo è stato quello di ottimizzare i processi di progettazione ed erogazione del servizio di sorveglianza sanitaria, consentendo al cliente di gestire tutte le attività attraverso un’applicazione web based che supportasse tutte le fasi del processo, dal momento del primo contatto con l’azienda cliente alla fatturazione dei servizi erogati. Abbiamo dunque progettato una piattaforma in grado di programmare le visite mediche, elaborare in automatico l’elenco dei dipendenti da visitare, gestire le cartelle cliniche e i risultati in remoto e/o sul server centrale, aggiornare rapidamente le cartelle cliniche, e conservare uno storico delle attività eseguite.

Inoltre, la nostra applicazione ha migliorato la gestione delle risorse umane coinvolte nel processo, consentito la fatturazione delle prestazioni in automatico e fornito la base dati per le rilevazioni di business intelligence fondamentali per il management.

I risultati ottenuti

La programmazione di ciascuna campagna di visite mediche, a parità di carichi di lavoro, è adesso svolta da un solo operatore, in circa 20 minuti: tutte le informazioni necessarie sono prodotte in automatico dall’applicazione. Occorre poi un’ora circa per collezionare le stampe prodotte dalla stessa. Anche il successivo inserimento dei risultati di ciascuna campagna nel server centrale del nostro committente è effettuato da un solo operatore, in circa 40 minuti (con pochi click per ogni dipendente visitato). Ed è stato ridotto anche il tempo necessario alla preparazione della documentazione per il data entry dal momento che si tratta di sistematizzare i documenti precedentemente prodotti dalla stessa applicazione.

Cosa è cambiato

Prima del nostro intervento un’intera campagna di visite mediche costava al committente circa 144 ore di lavoro. Utilizzando la nostra web application per la gestione digitale delle cartelle cliniche le stesse operazioni vengono svolte complessivamente in poco meno di 4 ore. Il 97% del tempo risparmiato per la preparazione di ogni campagna di visite mediche e per la sua successiva archiviazione digitale (su una media di 100 dipendenti per ogni visita medica).

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