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Comufficio rinnova la fiducia in Meetweb con novità importanti sulla digitalizzazione
Abbiamo avviato il processo di digitalizzazione di Comufficio nel 2024 con il rinnovo del sito web. Il progetto è nato con un obiettivo preciso: trasformare il sito in uno strumento operativo, capace di avviare i processi per gli associati e generare un reale risparmio di tempo per le risorse interne.
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Il percorso di digitalizzazione però non si è arrestato. Nel 2025 abbiamo digitalizzato una nuova area, l’area Diventa Socio, pensata per consentire agli associati di gestire in autonomia molte attività e delegare al software i processi ripetitivi e amministrativi.
Le parole d’ordine sono state semplificare ed organizzare in modo efficiente i servizi dedicati agli iscritti, digitalizzando processi che prima richiedevano tempo e passaggi manuali (e il rischio di errore era altissimo!)
Cosa cambia rispetto al passato?
Nel dettaglio, prima della digitalizzazione, il processo di registrazione all’Associazione prevedeva una serie di fasi:
- l’azienda che vuole associarsi scarica un PDF, lo compila, firma e invia a Comufficio;
- in Comufficio un operatore controlla che siano stati correttamente compilati tutti i campi (in caso di errori, iniziano telefonate e correzioni) e definisce la quota;
- l’associato, una volta ricevuta la convalida della richiesta procede ad effettuare un bonifico per il pagamento della quota associativa;
- in Comufficio si controlla il pagamento, si emettono i documenti contabili e si comunica l’avvenuta associazione;
- l’associato riceve la comunicazione di avvenuta iscrizione all’associazione.
Come si vede, si trattava di un processo frammentato e fortemente dipendente da attività manuali, con un impatto significativo in termini di tempo e costi operativi, efficacia e rischio di errore umano.
Con la nuova area invece il processo si semplifica e permette agli operatori di Comufficio di dedicarsi ad operazioni di più alto livello.
Il nuovo flusso prevede che:
- l’aspirante associato si registri nell’apposita area e compili i campi di un form online online;
- il sistema effettua i controlli (e interagisce in caso di errori direttamente con l’utente) e definisce la quota associativa;
- l’aspirante associato paga direttamente online, ed il processo termina.
In pratica, tutto il processo non è più gestito dalla segreteria di Comufficio ma direttamente dalla piattaforma, lasciando a questi ultimi solo la supervisione e gli interventi risolutivi in casi eccezionali.
Lo stesso meccanismo è stato replicato anche per il rinnovo della quota associativa: il sistema segnala la scadenza imminente, l’associato visualizza i dati nella sua area riservata e può procedere in autonomia con la conferma e il pagamento.
Non solo iscrizioni e rinnovi, ma anche gestione licenze
Comufficio distribuisce anche le licenze software di ampio utilizzo tra i suoi associati.
Il processo manuale precedente il nostro intervento prevedeva un grande dispendio di tempo, tutto concentrato ad inizio anno, con grandi probabilità di errori perché costringeva gli operatori alle seguenti attività: notifica del rinnovo imminente, conferma/modifica del pacchetto più adatto alle esigenze aziendali, accettazione del preventivo, pagamento del canone e conseguente rinnovo della licenza; tutto fuori applicazione e sempre a stretto contatto tra gli operatori dell’associazione e le singole aziende.
Oggi, anche questo flusso è stato digitalizzato: a partire dalla posizione precedente, la piattaforma genera i rinnovi, gli associati possono modificare/confermare i preventivi in autonomia, accettarli e pagarli per poi ricevere le licenze rinnovate.
Ancora una volta, gli operatori Comufficio passano da un’attività ripetitiva e molto dispendiosa dal punto di vista del tempo, ad un controllo di più alto livello che i flussi automatizzati stiano funzionando correttamente: un cambiamento radicale del modo di lavorare.
Quali sono i benefici della digitalizzazione?
A partire dalla fase di registrazione dell’azienda all’associazione, il percorso di digitalizzazione delle informazioni e dei processi genera vantaggi concreti e misurabili:
- risparmio di tempo per le risorse umane;
- drastica riduzione degli errori da parte di Comufficio;
- ampliamento del ventaglio di servizi offerti da Comufficio per i suoi associati;
- maggiori trasparenza e controllo.
Il percorso intrapreso da Comufficio rappresenta un esempio concreto di come la digitalizzazione dei processi aziendali possa trasformarsi in un vero vantaggio competitivo.
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